Инструкция как заполнить транспортную накладную

Общие правила

Когда оформляется

При доставке груза в рамках договора перевозки

Кто составляет

В общем случае тот, кто является грузоотправителем по договору перевозки

Какой груз указывается

Одну или несколько партий груза, перевозимых на одном транспортном средстве (ТС)

В каком виде составляется

Можно составить на бумажном носителе, либо оформить электронную ТН

Кто подписывает

Грузоотправитель (лицо, осуществляющее погрузку в ТС), грузополучатель (либо уполномоченное лицо) и перевозчик (водитель).

Водитель не может действовать от имени двух сторон договора перевозки

Какие указываются данные об участниках перевозки (грузоотправителе, грузополучателе, перевозчике и др.)

Для юрлица: полное наименование, ИНН, адрес места нахождения, номер телефона.

Для физлица: ФИО, ИНН, номер телефона

Электронная ТН

Нужно ли дублировать электронную ТН на бумаге

Не нужно

Какие подписи использовать

Усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП).

Водитель вправе использовать простую электронную подпись, либо усиленную неквалифицированную ЭП (при условии, если перевозчик впоследствии подпишет ТН своей УКЭП)

Бумажная ТН

Сколько экземпляров оформить

Три экземпляра (оригинала): для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.

Если ТН используется как первичный учетный документ, понадобится четвертый экземпляр —для грузоотправителя

Раздел 1 «Грузоотправитель»

является экспедитором

Надо внести данные грузоотправителя, который является стороной договора перевозки груза.

Если также заключен договор на выполнение услуг по организации перевозки груза, нужно указать:

• лицо, которое является исполнителем указанных услуг и принимает груз во владение для перевозки (с проставлением отметки «является экспедитором»);
• лицо, которое является заказчиком указанных услуг, если груз не передан во владение исполнителя услуг для перевозки

реквизиты, позволяющие идентифицировать Грузоотправителя

реквизиты документа, определяющего основания осуществления расчетов по договору перевозки иным лицом, отличным от грузоотправителя (при наличии)

Раздел 1а «Заказчик услуг по организации перевозки груза (при наличии)»

(реквизиты, позволяющие идентифицировать Заказчика услуг по организации перевозки груза)

Заполняется при наличии договора на выполнение услуг по организации перевозки груза, если грузоотправителем является исполнитель таких услуг.

Также необходимо проставить реквизиты указанного договора

(реквизиты договора на выполнение услуг по организации перевозки груза)

Раздел 2 «Грузополучатель»

(реквизиты, позволяющие идентифицировать Грузополучателя)

Заполняется в отношении юрлица или ИП, управомоченного на получение груза.

Также вносится информация о месте доставки груза

(адрес места доставки груза)

Раздел 3 «Груз»

(отгрузочное наименование груза (для опасных грузов — в соответствии с ДОПОГ), его состояние и другая необходимая информация о грузе)

Заполняется лицом, указанным в разделе 8, осуществившим погрузку в транспортное средство.

Если на ТС поместили контейнер, в разделе 3 следует указать наименование груза «Контейнер» и его идентификационный номер. Плюс к этому — проставить количество контейнеров.

При этом в сопроводительной ведомости обязательно отметить:

• характеристики и наименования груза (если контейнер заполнен);
• отсутствие груза (если контейнер пустой)

(количество грузовых мест, маркировка, вид тары и способ упаковки)

(масса груза брутто в килограммах, масса груза нетто в килограммах (при возможности ее определения), размеры (высота, ширина, длина) в метрах (при перевозке крупногабаритного груза), объем груза в кубических метрах и плотность груза в соответствии с документацией на груз (при необходимости), дополнительные характеристики груза, учитывающие отраслевые особенности (при необходимости)

(в случае перевозки опасного груза — информация по каждому опасному веществу, материалу или изделию в соответствии с пунктом 5.4.1 ДОПОГ)

(объявленная стоимость (ценность) груза (при необходимости)

Раздел 4 «Сопроводительные документы на груз (при наличии)»

(перечень прилагаемых к транспортной накладной документов, предусмотренных ДОПОГ, санитарными, таможенными (при наличии), карантинными, иными правилами в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо регистрационные номера указанных документов, если такие документы (сведения о таких документах) содержатся в государственных информационных системах)

Нужно внести реквизиты каждого документа:

• наименование;
• дата и номер;
• ИНН составителя (если он иностранец, то еще ФИО)

(перечень прилагаемых к грузу сертификатов, паспортов качества, удостоверений и других документов, наличие которых установлено законодательством Российской Федерации, либо регистрационные номера указанных документов, если такие документы (сведения о таких документах) содержатся в государственных информационных системах)

(реквизиты, позволяющие идентифицировать документ(-ы), подтверждающий(-ие) отгрузку товаров) (при наличии), реквизиты сопроводительной ведомости (при перевозке груженых контейнеров или порожних контейнеров)

Раздел 5 «Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки»

(маршрут перевозки, дата и время/сроки доставки груза (при необходимости)

Вносится информация:

• о маршруте перевозки;
• о сроке доставки грузополучателю;
• об ограничении скорости движения;
• об особенностях перевозки конкретного груза;
• о лицах, уполномоченных давать указания о переадресовке, и их контактах;
• о способах передачи указаний о переадресовке;
• об указаниях, необходимых для соблюдения законодательства РФ

(контактная информация о лицах, по указанию которых может осуществляться переадресовка)

(указания, необходимые для выполнения фитосанитарных, санитарных, карантинных, таможенных и прочих требований, установленных законодательством Российской Федерации)

(температурный режим перевозки груза (при необходимости), сведения о запорно-пломбировочных устройствах (в случае их предоставления грузоотправителем), запрещение перегрузки груза)

Раздел 6 «Перевозчик»

(реквизиты, позволяющие идентифицировать Перевозчика)

Заполняется в отношении юрлица или ИП, который по договору перевозки обязан доставить и выдать в пункте назначения груз, вверенный грузоотправителем.

Перевозчик должен пользоваться транспортным средством, которое находится в его законном владении, и указано в разделе 7.

Если лицо фактически не занимается перемещением груза, в данном разделе его не указывают.

Также следует проставить сведения о водителе:

• ФИО;
• ИНН или серия, номер, дата выдачи водительского удостоверения.

Если была замена водителя, в данном разделе нужно указать соответствующие сведения

(реквизиты, позволяющие идентифицировать водителя(-ей)

Раздел 7 «Транспортное средство»

(тип, марка, грузоподъемность (в тоннах), вместимость (в кубических метрах)

В случае перевозки автопоездом отдельно надо внести информацию в отношении:

• тягача;
• прицепа;
• полуприцепа.

Если была замена ТС, в данном разделе нужно указать соответствующие сведения.

Также вписывается тип владения ТС перевозчиком. Если перевозчик использует транспорт, зарегистрированный на его супруга (не являющегося перевозчиком) — тип «2».

Если ТС используется безвозмездно по доверенности или договору — тип «5»

(регистрационный номер транспортного средства)

Тип владения: 1 — собственность; 2 — совместная собственность супругов; 3 — аренда; 4 — лизинг; 5 — безвозмездное пользование

Раздел 8 «Прием груза»

(реквизиты лица, осуществляющего погрузку груза в транспортное средство)

Следует проставить сведения:

• о грузоотправителе, если погрузку совершило лицо, указанное в разделе 1. В бумажной ТН только его наименование, а в электронной транспортной накладной — его ИНН;
• об ином лице, совершившем погрузку груза в ТС (с указанием документов, подтверждающих его полномочия). Нельзя указывать заказчика услуг, связанных с перевозкой груза, если заключен договор на подобные услуги, и грузоотправитель принимает груз во владение для перевозки.

Проставляются подписи грузоотправителя (лица, осуществившего погрузку) и водителя.

Водитель ставит подпись после сверки груза, упаковки, тары с данными из раздела 3. А также после внесения оговорок и замечаний перевозчика при приемке.

Если ТН оформляется в электронном виде, водитель может использовать:

• простую электронную подпись (в т.ч. с использованием ЕСИА);
• усиленную неквалифицированную подпись (при условии, если потом ТН будет подписана УКЭП перевозчика)

(наименование (ИНН) владельца объекта инфраструктуры пункта погрузки)

(адрес места погрузки)

(заявленные дата и время подачи транспортного средства под погрузку)

(фактические дата и время прибытия под погрузку)

(фактические дата и время убытия)

(масса груза брутто в килограммах и метод ее определения (определение разницы между массой транспортного средства после погрузки и перед погрузкой по общей массе или взвешиванием поосно или расчетная масса груза)

(количество грузовых мест)

(тара, упаковка (при наличии)

(оговорки и замечания перевозчика (при наличии) о дате и времени прибытия/убытия, о состоянии, креплении груза, тары, упаковки, маркировки, опломбирования, о массе груза и количестве грузовых мест, о проведении погрузочных работ)

(подпись, расшифровка подписи лица, осуществившего погрузку груза, с указанием реквизитов документа, подтверждающего полномочия лица на погрузку груза)

(подпись, расшифровка подписи водителя, принявшего груз для перевозки)

Раздел 9 «Переадресовка (при наличии)»

(дата, вид переадресовки на бумажном носителе или в электронном виде (с указанием вида доставки документа)

Заполняется перевозчиком при получении указаний о переадресовке груза от грузоотправителя (или от грузополучателя, если такие полномочия переданы ему в разделе 5)

(адрес нового пункта выгрузки, новые дата и время подачи транспортного средства под выгрузку)

(реквизиты лица, от которого получено указание на переадресовку)

(при изменении получателя груза — реквизиты нового получателя)

Раздел 10 «Выдача груза»

(адрес места выгрузки)

Необходимо внести сведения, подтверждающие выдачу груза перевозчиком грузополучателю (лицу, уполномоченному на получение груза).

Подпись ставит грузополучатель или уполномоченное лицо.

При подаче ТС под выгрузку:

• грузополучатель в присутствии перевозчика (водителя) отмечает фактические дату и время подачи транспорта под выгрузку; состояние груза, тары, упаковки, маркировки и опломбирования; массу груза и количество грузовых мест;
• перевозчик (водитель) вносит оговорки и замечания (при наличии): о дате и времени прибытия или убытия; о состоянии груза, тары, упаковки, маркировки, опломбирования, о массе груза и количестве грузовых мест.

Если грузополучатель отказывается принять груз, то в бумажной ТН он должен указать причины, а в электронной — просто отметить отказ

(заявленные дата и время подачи транспортного средства под выгрузку)

(фактические дата и время прибытия)

(фактические дата и время убытия)

(фактическое состояние груза, тары, упаковки, маркировки, опломбирования)

(количество грузовых мест)

(масса груза брутто в килограммах, масса груза нетто в килограммах (при возможности ее определения), плотность груза в соответствии с документацией на груз (при необходимости)

(оговорки и замечания перевозчика (при наличии) о дате и времени прибытия/убытия, о состоянии груза, тары, упаковки, маркировки, опломбирования, о массе груза и количестве грузовых мест)

(должность, подпись, расшифровка подписи грузополучателя или уполномоченного грузоотправителем лица)

(подпись, расшифровка подписи водителя, сдавшего груз грузополучателю или уполномоченному грузополучателем лицу)

Раздел 11 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков (при необходимости)»

(краткое описание обстоятельств, послуживших основанием для отметки, сведения о коммерческих и иных актах, в том числе о погрузке/выгрузке груза)

Следует указать, в числе прочего, сведения об актах взвешивания и иных коммерческих актах, составленных сторонами договора перевозки от начала до окончания оформления ТН

(расчет и размер штрафа)

(подпись, дата)

Раздел 12 «Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости)»

(стоимость перевозки без налога — всего)

Данный раздел нужно заполнить, если ТН используется как первичный учетный документ для целей бухучета.

Исправления в данном разделе должны содержать:

• дату корректировки;
• подписи, ФИО или иные реквизиты, необходимые дли идентификации лиц, составивших ТН

(налоговая ставка)

(сумма налога, предъявляемая покупателю)

(стоимость перевозки с налогом — всего)

(порядок (механизм) расчета (исчислений) платы) (при наличии порядка (механизма)

(реквизиты, позволяющие идентифицировать Экономического субъекта, составляющего первичный учетный документ о факте хозяйственной жизни со стороны Перевозчика)

(реквизиты, позволяющие идентифицировать Экономического субъекта, составляющего первичный учетный документ о факте хозяйственной жизни со стороны Грузоотправителя)

(основание, по которому Экономический субъект является составителем документа о факте хозяйственной жизни)

(основание, по которому Экономический субъект является составителем документа о факте хозяйственной жизни)

(реквизиты, позволяющие идентифицировать лицо, от которого будут поступать денежные средства)

(подпись, расшифровка подписи лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны Перевозчика (уполномоченного лица)

(подпись, расшифровка подписи лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны Грузоотправителя (уполномоченного лица)

(должность, основание полномочий физического лица, уполномоченного Перевозчиком (уполномоченным лицом), дата подписания)

(должность, основание полномочий физического лица, уполномоченного Грузоотправителем (уполномоченным лицом), дата подписания)